Normas generales de participación para expositores y ventas en general

Para el buen funcionamiento y el éxito del evento existen algunas reglas que se deberán seguir:

• Primera. – Prohibido el consumo de licor o cualquier droga ilegal dentro de las instalaciones durante el evento.
• Segunda. – Absolutamente todo el personal de los stands deberá atender amablemente al público asistente durante su estancia en el evento y únicamente dentro del área asignada según sea el caso. Fuera de su área no podrán atender a nadie.
• Tercera. – La presentación de los expositores y personal de los stands comerciales deberá ser mínimo 3 horas antes del inicio del evento. De lo contrario el organizador no puede asegurar la cantidad de inmobiliario y espacio físico para su stand.
• Cuarta. – Todos los expositores deberán estar preparados y listos para exhibir a las 9 am de ambos días, después de la apertura no se permitirán la instalación de equipo, salvo en casos excepcionales que sean solicitados de forma explicita a la organización mediante un documento escrito que explique el motivo.
• Quinta. – Cada expositor recibe 3 brazaletes que se deben colocar en el brazo izquierdo con el fin de poder ingresar libremente a las instalaciones, solamente podrán tener hasta un máximo de 5 personas por stand.
• Sexta. – El evento concluye oficialmente a las 6pm y es cuando comenzará el desalojo del público presente. Queda totalmente prohibido el desalojo de mercadería o el desmontaje del área de expositores antes de esta hora. El desalojo de expositores inicia a las 6:30pm para ambos días de actividad.
• Séptima. – No se permite la venta de mercadería que no esté clasificada dentro de los parámetros que se establecen en las regulaciones.
• Octava. – La organización se reserva el derecho de aceptar o rechazar  cualquiera del las solicitantes.

Regulaciones de participación Matsuri 2009:

Por expositores se comprenden todos los stands ubicados dentro de las instalaciones del evento.

1. Los expositores: Son stand de solo exhibición sin fines de lucro y que solo muestran artículos o material artístico producido por si mismo deben producir, representar productos de su propia autoría o de interés para los asistentes.
2. Colaboradores y Stands de Ventas: Podrán ser colocados dentro del gimnasio y  acceso a electricidad. Pueden vender artículos producidos por si mismos o mercadería de bajo costo de producción. Además pueden producir una actividad de valor recreativo dentro del evento. A los colaboradores se les da el derecho de venta, bajo el concepto de intercambio de beneficio en actividades, rifas o alguna presentación artística. Aun así ninguno de los artículos en venta deberá interferir con los intereses de los patrocinadores, este tiene prioridad sobre los demás.
3. Los Patrocinadores: Son los comercios que compran un derecho de un espacio y venta de mercadería que se clasifica en Artículos varios, Imágenes originales, Figuras de acción, Anime y manga y otros artículos.
4. Área de ventas y promoción: Ningún expositor puede promocionar, exhibir o anunciar fuera del espacio asignado a su stand. La distribución de muestras, artículos promociónales y publicaciones debe restringirse al área asignada al igual que cualquier actividad de ventas.
5. Venta de Artículos de Producción Propia: incluyen artesanías originales del productor o las mercaderías de bajo costo de producción manufacturadas de forma artesanal, eso puede incluir artículos varios o imágenes que no superen el precio de venta de 1200 colones. Ni violar las leyes de derecho de autor.  NO INCLUYE: venta de anime, manga o música de bajo costo de producción u otros artículos de producción masiva.
6. Ventas de Cualquier Artículo no Original: o cualquier artículo que viole las reglas internacionales de derecho de autor quedan totalmente prohibidas. Salvo algunas excepciones queda sujeto a la aprobación del organizador.
7. Artículos Varios: incluyen mercaderías de diferentes orígenes o formas con o sin imágenes, que superen el precio de venta de 1200 colones. Esta categoría también se reserva para mercadería de menor precio pero por su naturaleza de puede considerar de venta masiva, dentro de esta se contemplan los pines de todo tamaño. El organizador se reserva el derecho de seleccionar la categoría o tipo de mercadería de venta.
8. Venta de Alimentos o de Consumo Humano: Los comercios de que venden alimentos preparados deberán ajustarse al concepto de patente de ventas para sodas y restaurantes. Además deberán tener al menos un asistente certificado con el curso de manipulación de alimentos. Es terminantemente prohibido preparar alimentos durante el transcurso de la actividad, salvo aquellos comercios que cuenten con el equipo especializado y las regulaciones de salud dispuestas por el Ministerio de Salud de Costa Rica. Al solicitar su espacio de ventas, los interesados deben presentar copia de los documentos que comprueben estar calificado para la venta de alimentos.  De no cumplir con los requisitos no se permitirán las ventas de alimentos.
9. Obstrucciones de Pasillos: Ninguna actividad que resulte en la obstrucción de un pasillo u otro stand será permitido.
10. Daños al Edificio: El expositor es responsable por daños ocasionados a las paredes, pisos o columnas del edificio, daños ocasionados a propiedad de otro expositor o al equipo de los stands. El expositor no puede aplicar pintura, laca adhesivos u otro tipo de recubrimientos al edificio, al piso o columnas.
11. Servicios Públicos: Si el expositor requiere de algún servicio público; electricidad, agua u otro, este deberá ser solicitado con anticipación.
12. Seguridad e incendios: Todas las regulaciones de seguridad y prevención de incendios deben ser acatadas inmediatamente. La utilización materiales inflamables en la exhibición están prohibidas. La organización cuenta con sus respectivas normas de seguridad y plan de emergencia correspondiente.
13. El volumen de la Música: o nivel de sonido que podrá ser utilizada dentro de los stands será el suficiente y adecuado, de manera que no cause molestias a los demás expositores o asistentes. El organizador podrá regular el volumen del expositor que este sobrepasando el nivel permitido.
14. En caso de una Violación a las Regulaciones: Se dará una única advertencia, un segundo fallo resultará en el decomiso de la mercadería no declarada, esta se devuelve al final contra registro. En el caso de incurrir múltiples veces en el cumplimiento del reglamento, el expositor, colaborador o patrocinador podrá ser expulsado del evento sin derecho a devolución de dinero

Si desea más información puedes escribir al organizador mediante el formulario de contacto.